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什么是OA办公系统?使用OA办公系统对企业有什么好处?

       什么是OA办公系统?OA办公意思为办公自动化,OA是Office Automation的简写,是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。OA也是Office Action(审定通知程序,审定通知行为)的缩写,是国家知识产权的审查意见书的英文翻译。

       OA办公系统的五大好处:

       一、从工作效率方面来看  

       工作效率很大程度上取决于办公方式。如果开个会议需要打十几个电话通知;一份审批需要历经4天通过5关审核;领导一出差业务就搁置等等情况一再出现,说明是时候上一套OA系统了。协同OA提供一个整合的工作平台,可以打破时间和空间的限制,实现随时随地的办公,大大提高工作效率。  

       二、从信息流方面来看  

       信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源,其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在, 往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台,不仅能节省企业运营成本;提高信息资源流转效率,而且最大限度的发挥了信息流的应用价值,提供最好的决策支持和企业数据资料库。  

       三、从工作流方面来看  

       工作流是企业不可或缺的业务范畴,包括订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,不仅工作效率低下,而且无法实现报表统计分析等功能。协同OA最重要的组成部分工作流,使用者只需在电脑上填写有关表单,系统就会按照定义好的流程自动往下跑,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等,大大提高了工作流效率和效益。  

       四、从协同办公方面来看  

       一方面,集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台;另一方面随着信息化的不断推进,各种信息化管理系统的陆续引进需要协同OA的更好的整合应用。协同OA,尤其是平台型OA,以其可移植、易扩展、易集成的优势,大大满足了企业信息化办公的协同需求。  

       五、其它方面的好处  

       OA办公系统提升企业管理的其它方面还包括:避免人为因素,实现了管理的规范、无私、科学;提供平等互动交流平台,增加团队协作沟通能力;形成健康、积极的文化氛围,增强组织的凝聚力;有利于对外宣传、提升企业整体形象等等。

       OA选型一定要从企业自身出发哦,考虑好自己的需求,防止出现大而空。OA这么重要,那么如何选择适合自己的OA办公系统呢? 

       1.很多企业上OA都是因为异地办公,沟通不便,或者是人员增多,管理协调难度增大,这只是上OA的初衷。但是由于对OA没有一个清晰的定位,所以无法围绕定位去甄选合适的产品,只是在一味在比功能强大,而在类似的菜单名词之下,不同厂家提供的产品都会在不同的方面表现得有不一样的强大,最终让用户陷入迷茫,只能比比价格,找不到适合自己的产品; 

       2.中小企业往往没有太多使用管理软件的经验,对软件需求的描述大多数也是一个很粗很泛的状态,但是在软件使用了一段时间之后,就会出现由于所谓需求不满足的情况,于是便抱怨软件不好用,反而束缚了工作的说法; 

       3.基于以上背景,归纳起来,选OA首先要有一个清晰的定位,到底是选单一的简单事物沟通、知识共享的OA,还是重点在业务、行政、人事、财务过程管理的OA,还是含有一些周边管理软件功能的OA,甚至对于行业没有类ERP软件的企业,是否应该在OA中构建其业务系统,到底哪个定位是自己要的。其次,为尽量避免“明日需求”不能满足的情况,所选OA一定要有足够的灵活扩展性,再次,OA作为一个全员要用的软件,快速上手,使用方便很重要,强大而不宜用的软件最终还是会被广大群众舍弃;

       OA办公系统作为企业管理类软件的典型代表,在提升企业管理水平方面,到底有几大好处呢?这不仅是OA用户普遍关心的核心话题,也是协同OA软件的核心应用价值所在。


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